Sistema de Gestão Comercial

A Nota Fiscal Eletrônica

Através do objetivo de implantação nacional de um modelo fiscal eletrônico que substituísse as emissões de documentos fiscais em papel (modelos 1 e 1ª) surgiu o projeto da Nota Fiscal Eletrônica.

Essas transações cumprem o papel de uniformização de sistemas, mas além disso também reduzem custos e simplificam obrigações acessórias dos contribuintes. Ao mesmo tempo, com efeito, ainda permitem o acompanhamento em tempo real das operações pelo Fisco.

Ela é conceituada como: um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação serviços, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pela Fazenda, do documento eletrônico, antes da ocorrência da circulação ou saída da mercadoria.

Emitindo a Nota Fiscal Eletrônica

Para que a emissão da NF-e possa ser realizada o empresário deverá solicitar um certificado digital à uma instituição certificadora (a relação de empresas está disponível no site do Instituto Nacional da Tecnologia da Informação – ITI).

Após esse procedimento, um cadastro deve ser realizado na Secretaria da Fazenda de seu estado, para que sua empresa seja credenciada. Em seguida deve-se optar por um sistema de gestão e emissão de notas – como o TagPlus – para o controle de seu financeiro.

Se sua empresa for do ramo comercial ou industrial, você deve pedir notas fiscais na Secretaria da Fazenda do Estado. Esse processo pode ser feito pela internet, por meio de requerimento online.

Em alguns casos, em estados específicos, o administrador deve ter um nome de usuário e senha no sistema do posto da Fazenda local.

Modelo operacional da NF-e

O processo de emissão ocorre seguindo as seguintes etapas:

Geração de um arquivo eletrônico

Este arquivo gerado no passo anterior já é a NF-e, que será transmitida pela Internet para a Secretaria de Fazenda Estadual referente àquele contribuinte.

Geração de protocolos

Nessa fase é verificada a integridade formal do documento, além da emissão de um protocolo de recebimento denominado “Autorização de Uso”, que tem por objetivo assegurar o trânsito da mercadoria.

Observação:Existem hipóteses de ressalva ao parágrafo anterior, nos casos previstos na legislação para a hipótese de haver problemas técnicos na comunicação do contribuinte com a Receita.

Consulta

Nessa fase é verificada a integridade formal do documento, além da emissão de um protocolo de recebimento denominado “Autorização de Uso”, que tem por objetivo assegurar o trânsito da mercadoria.

Somente após a emissão da Autorização de Uso͟ a SEFAZ irá dispor a consulta do documento pela internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Demais localidades de envio da emissão

Nessa fase é verificada a integridade formal do documento, além da emissão de um protocolo de recebimento denominado “Autorização de Uso”, que tem por objetivo assegurar o trânsito da mercadoria.

Somente após a emissão da Autorização de Uso a SEFAZ irá dispor a consulta do documento pela internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Benefícios aos vendedores

• Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas;
• Para a Secretaria de Fazenda Estadual de destino da operação, no caso de uma operação interestadual; e,
• Aos Órgãos e Entidades da Administração Pública Federal Direta e Indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização, quando for necessário.

Quem deve realizar sua emissão

Cada estabelecimento do contribuinte, neste caso, é considerado como um autônomo de acordo com a legislação do ICMS. Dessa forma, cada um deles deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

Conforme já abordado, sua emissão depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à Secretaria da Fazenda do seu estado e o processo de geração e transmissão pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor e assinada digitalmente com o certificado digital contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte; uma vez que este se trata de um sistema de plataforma digital.

Modelo operacional da NF-e

O processo de emissão ocorre seguindo as seguintes etapas:

Limites de produtos para uma NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica, em sua emissão, permite o limite de até 990 produtos; mas devemos também observar o limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.

Ao contrário da DANFE que poderá ter quantas folhas forem necessárias para a discriminação do produto

Observações

• Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma única NF-e;
• A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.
• Se o DANFE for impresso em mais de uma página, cada página dele deverá ser numerada, descrevendo a página atual e o total de páginas do documento.

Possíveis situações da NF-e

Aprovada

Ocorre quando todos os dados do arquivo enviado são validados com sucesso pela SEFAZ da região; além da conferencia dos dados, outras análises são efetuadas, como:

• Verificação da situação legal dos contribuintes;
• Verificação da assinatura digital;
• Análise da estrutura dos dados constantes, dentro outros.

Aprovada

Essa situação decorre do exame da situação do emissor e do destinatário da nota, caso algum desses possua alguma forma de impedimento junto à Receita como: irregularidades fiscais ou dívida ativa.

Inutilizada

O contribuinte declara, nessa situação, que não utilizará mais aquela numeração. Exemplo: o empresário aprovou a NF-e de número 40 e por algum acidente validou também a de número 42, saltando a de número 41. O correto, neste caso, é que o contribuinte informe ao fisco que a última será inutilizada para que a obrigatoriedade de emissão em sequência numérica das notas não seja violada.

Cancelada

Ocorre quando o estabelecimento realizou a emissão da nota, tendo o fisco aprovado a mesma; mas com a desistência do primeiro sujeito em relação ao interesse em manutenção daquele código fiscal.

Tempo para a autorização de uma NF-e pela Sefaz

O tempo médio para que a NF-e seja validada é de, em média, até um segundo. Vale lembrar que esse é um documento que é transmitido em lotes, que dá a possibilidade ao sistema autorizador de liberar várias Notas Fiscais Eletrônicas de forma paralela.